“Dankzij feedback perfectioneren we nu SOOB Subsidiepunt”
Goede werknemers vinden en behouden voor de logistiek- en transportsector, dat is één van de belangrijke speerpunten van STL (Sectorinstituut Transport en Logistiek). Gilde-BT is een van zijn partners waarbij de samenwerking al meer dan 15 jaar bestaat. Het meest recente project in die samenwerking is het vernieuwen van de portal van het SOOB Subsidiepunt. “Dat is onlangs live gegaan en we zetten nu de puntjes op de ‘i’.”
SOOB, zo legt Haiko Benthem uit, is het opleidings- en ontwikkelingsfonds voor de logistiek en transport. Als teamleider en hoofdprogrammeur bij Gilde-BT is Haiko hierbij uiterst betrokken. Met behulp van dat fonds, zegt hij, wordt het volgen van opleidingen en trainingen door huidige én toekomstige medewerkers in de bedrijfstak gestimuleerd. “Het SOOB verstrekt daarvoor subsidies en dat gebeurt weer via het SOOB Subsidiepunt portal.”
Tijdrovend
Gilde-BT heeft in het verleden vaker portals en applicaties voor STL ingericht, maakt Haiko duidelijk. Verder werden backoffice-werkzaamheden verzorgd bij subsidietrajecten. “Denk dan aan het registreren van bedrijven, opleiders en deelnemers en het controleren van tal van documenten. Lange tijd gebeurde dat handmatig. Gezien de omvang was dat bijzonder tijdrovend werk. Dus is op enig moment de stap gezet om alles te digitaliseren. Dat vroeg om een gedegen en zorgvuldige voorbereidingstijd.”
Input
Het resultaat was het eerste SOOB Subsidiepunt dat lange tijd tot grote tevredenheid van STL functioneerde, geeft Haiko aan. “Wij denken echter altijd mee met de klant en bekijken hoe we dingen kunnen verbeteren, efficiënter kunnen maken. Die pro-actieve aanpak wordt door onze klanten zeer gewaardeerd. We willen maatwerk bieden en dat was bij STL eveneens het geval.” Dus legde Gilde-BT contact met het voorstel een nieuwe portal voor SOOB Subsidiepunt te ontwikkelen. “Voor ons is het namelijk belangrijk voordat we beginnen dat we zo veel mogelijk input over het gebruik van het systeem krijgen. Daaruit kunnen wij afleiden wat we kunnen verbeteren.”
Uitdaging
De eerste portal van SOOB subsidie punt is al meer dan 10 jaar operationeel. De omvang en complexiteit is hoog. Met meer dan 400.000 subsidie-aanvragen, miljoenen documenten, tal van varianten en honderden inrichtingsverzoeken/aanpassingen was het uitgegroeid tot een omvangrijk portal. Gilde-BT en STL gingen de uitdaging aan om een volledig nieuwe portal neer te zetten met een compleet nieuwe structuur. Alle data uit het oude portal moesten daarbij (via uitgebreide migratiescripts) in het nieuwe portal worden opgenomen. Alle processen en functionaliteiten moeten ook in de nieuwe versie feilloos werken. Alleen de functionaliteitsbeschrijvingen en tickets al, vormen samen een bundel ter grootte van enkele telefoonboeken. De uitdaging is aangegaan en de nieuwe SOOB subsidieportal is ontwikkeld.
Testen
Nadat de next level-versie van de portal was afgerond, volgde er eerst een uitgebreide testperiode. Volgens Haiko belangrijk om op detailniveau nog verbeteringen door te voeren. Bovendien konden de medewerkers van STL zo bekend raken met het nieuwe systeem. Daarom werden er enorm veel testen uitgevoerd, van inschrijven en aanmelden tot de afronding van een traject. Binnen het testen lag ook veel nadruk op de controle van de gemigreerde gegevens. “Op basis daarvan is een testrapport opgesteld waarna een demonstratie volgde waarbij we zogenaamd live gingen terwijl de portal echter nog offline was. Dat leidde nog tot wat aanpassingen.”
Meekijken
Sinds begin april is de nieuwe portal daadwerkelijk in gebruik. Gilde-BT is blijven meekijken. “De reacties zijn heel positief. Maar we weten dat nadat een systeem live gaat, bepaalde zaken toch nader moeten worden afgestemd. Soms blijkt dat iets waar men in eerste instantie tevreden over was toch enige aanpassing nodig heeft. Daarom blijven we ook om feedback vragen. Want dankzij die feedback kunnen we het nieuwe SOOB Subsidiepunt perfectioneren.”